DigiWoh Podcast: Nachverdichtet #3 mit Benjamin Hildebrandt

00:00:03: Für uns war damals klar, dass die Zukunft darin liegen wird.

00:00:06: Dass ich auch mal mobil arbeiten kann.

00:00:11: Ja herzlich willkommen!

00:00:12: Wir sprechen heute über zwei eigentlich ganz verschiedene Themen.

00:00:15: Wir sprechen über Kulturwandel und die Unternehmens-IT-Infrastruktur Die wir natürlich brauchen für eine Zusammenarbeit im Wohnungsunternehmen aber auch in vielen anderen Branchen.

00:00:25: Insofern passt das schon so ein bisschen zusammen Und es spreche nicht mit mir oder nur über mich oder den Digivo sondern wir haben wieder einen tollen Partner eingeladen Und mit ihm wollen wir darüber sprechen, wie eigentlich Technik, Kulturwandel, Arbeitsweise – wie diese Elemente eigentlich zusammengehören oder wie sie sich zusammengreifen.

00:00:46: Mein heutiger Gast ist der Benjamin Hildebrand vom Wohnungsunternehmen Plumback und ich bin Arnreichowski von der Digivo-Geschäftstelle.

00:00:55: Benjamin was machst du eigentlich genau bei Plumbak?

00:00:58: Hallo Arne, vielen Dank erstmal dass ich mit dabei sein darf bei eurer Podcast Reihe.

00:01:01: Freut mich total!

00:01:02: Ich bin Benjamin Hildebrandt und ich bin von Beruf Immobilienfachwirt.

00:01:06: das habe ich mal gelernt und arbeite beim Wohnungs- oder Plumback in der Rolle als IT und Digitalisierungsmanager.

00:01:15: In der Vergangenheit habe ich ganz unterschiedliche Verantwortlichkeiten bei uns im Unternehmen gehabt und hab in ganz unterschiedlichen Rollen gearbeitet.

00:01:23: Meine jetzige Rolle als IT- und Digitalisierungsmanager ist im Grunde genommen so vor gut zwei Jahren entstanden.

00:01:29: Und hat sich in der relativ kurzen Zeit auch ziemlich stark weiterentwickelt, ich bring denke ich ein recht weitreichendes wohnungswirtschaftliches Kenntnisspektrum mit und habe auch eine ja IT-Affinität.

00:01:44: das ist auch der Grund warum ich irgendwann mal in diese Rolle halt gewechselt bin.

00:01:47: Und diese Kombination aus wohnungswirtschaftlicher Kenntnis und IT-Kentnis, das ist das was es mir ermöglicht mitzureden wenn es um diese Themen geht.

00:01:59: Vielen Dank Benjamin dass du bei unserem Podcast dabei bist eigentlich bei unserem anderen Format wo wir die Themen ja ein bisschen anders besprechen wollen und vielleicht auch die Gespräche die wir auch im Vorfeld schon hatten wiederholen Und wir haben ja immer ganz oft schon das Wort Plattform erwähnt, oder bislang auch im Digivogeneral und auch Infrastruktur.

00:02:20: Jetzt wäre es natürlich ganz spannend wenn wir damit beginnen könnten.

00:02:22: wo kommt ihr eigentlich her?

00:02:24: Also was war euer Start?

00:02:26: Warum habt ihr überhaupt euch mit dem Thema beschäftigt?

00:02:29: Und warum reden weich ich nicht ganz klassisch über ERP Systemen wie sonst auch in der Wohnungswirtschaft?

00:02:34: Ja, also wo kommen wir her?

00:02:37: Unsere Reise mit Marcus auf drei sechs fünf.

00:02:40: Das ist ja die Plattform, die wir halt nutzen.

00:02:42: Wir begannen in so zwei tausend achtzehn ungefähr und begann eigentlich gar nicht damit dass wir uns irgendwie mit Technik beschäftigt haben sondern das ganze ist angestoßen worden durch ein sehr der weit rechnenden Kulturwandel, den wir gestartet haben bei uns im Unternehmen.

00:03:01: Der ganz stark auf Offenheit, Zusammenarbeit, Verantwortungsübernahme und im Ergebnis auch auf mobiles Arbeiten gesetzt hat was in der Zeit einfach für uns notwendig gewesen ist aus den Veränderungen die sich ebenso in der Welt ergeben haben das wir gesagt haben Wir können jetzt nicht so weitermachen wie bisher sondern wir wollen unsere Unternehmenskultur halt anpassen.

00:03:24: Und ich bin damals in einer Leitungsfunktion bei uns in der Immobilienwirtschaft verantwortlich gewesen und war also gar nicht für die IT- und für die Digitalisierung verantwortlig, sondern war selber Nutzer unserer IT-Infrastruktur.

00:03:40: Als wir das angestoßen haben mit dem kulturellen Unternehmenswandel, war klar dass unsere seinerzeitige ITinfrastruktur alles on premise nix mobil... Wunderbar abgeschottet von außen.

00:03:53: Also man kam in unsere Systeme nicht rein, aber man kam halt auch ja nicht so richtig raus und wir waren überhaupt nicht kollaborativ unterwegs, dass das einfach nicht mehr zu unserer Kultur passt.

00:04:06: Wir haben zu der Zeit – es ist letztlich auch vor der Corona-Zeit gewesen – damit begonnen, dass wir uns Gedanken gemacht haben, wohin entwickelt sich das eigentlich?

00:04:15: Und welche Bedürfnisse haben eigentlich unsere Mitarbeitenden aus diesem Kulturwandel heraus?

00:04:20: Und da ist zum Beispiel ein Thema gewesen, dass wir ja auch mobil arbeiten wollen.

00:04:26: Also ein Thema was ja heute im Grunde genommen völlig normal und selbstverständlich ist, das ich aus dem Homeoffice arbeite.

00:04:33: Das war damals bei Weitem nicht so wichtig wie es eben heute ist.

00:04:37: Und unter anderem deswegen haben wir uns damit beschäftigt, wie wir aus unserer on-premise gehosteten Infrastruktur etwas schaffen, das wir halt von unterwegs kollaborativ arbeiten können.

00:04:48: Du bist ja mit Wert im Prozess bei euch angestoßen.

00:04:51: Also wo kam eigentlich das Thema her?

00:04:54: Und gerade bei dem Bereich Kulturwandel, welche Abteilung oder welche Mitarbeiterinnen haben sich damit beschäftigt?

00:05:01: Es ist so gewesen dass wir uns damals damit beschäftigen wie wir zusammenarbeiten, welche Werte wir untereinander vertreten wer sind und wo wir hin wollen.

00:05:12: also was ist die Vision des Unternehmens?

00:05:15: und haben damals damit begonnen, uns selbst ein Leitbild sozusagen zu verpassen.

00:05:20: Und zwar eines was wir dann eben auch ernst nehmen und was wir wirklich alle leben.

00:05:27: In diesem Leitbild haben wir alle gemeinsam seiner Zeit gearbeitet und haben uns im Grunde genommen einen Grundverständnis gegeben wie wir miteinander arbeiten wollen wer wir sind und wo wir hinwollen.

00:05:43: Und das ist der Anstoß gewesen.

00:05:46: Das ist ja spannend!

00:05:47: Ich habe das schon ein paar Mal erlebt, dass wir auch immer so einen ganz großen Prozess angestoßen haben natürlich eine Leitbild-Vision.

00:05:53: Ist ja irgendwie klar, baut man immer.

00:05:55: Naja und was passiert?

00:05:56: Es versagt ja ganz oft.

00:05:58: Also wir schreiben was auf, wir haben wieder tausend Berater beauftragt bzw die Mitarbeiter haben sich ganz oft und intensiv damit beschäftigt.

00:06:06: aber was machen wir jetzt eigentlich daraus?

00:06:08: Und das etwas haben wir auch im DigiWoo, es ist wirklich permanentes Thema.

00:06:13: Aber ich würde bei einem anderen Bereich nochmal ganz kurz nachhaken und zwar da, wo seid ihr eigentlich hergekommen?

00:06:18: Also was war eigentlich die Grundlage, die im Unternehmen schon hattet.

00:06:23: Laptops, VPN-Nets, irgendeine Art von guter mobiler Infrastruktur das Back-Enter hinter... Was konntet ihr eigentlich bereit nutzen?

00:06:31: Nein also zu der Zeit gab es das noch nicht Es war aber auch nicht notwendig.

00:06:37: Also ist einmal der Gedanke irgendwo in in einer Cloud zu arbeiten oder cloud basiert zu arbeiten, war einfach damals noch nicht wichtig.

00:06:46: Also wir haben ganz klassisch mit stationären Rechnern gearbeitet und alle waren im Büro.

00:06:51: also die Notwendigkeit wenn ich etwas klären möchte dann schicke ich der Kollegin oder dem Kollegen eine E-Mail Oder ich ruf sie eben an oder ich gehe halt einfach vorbei.

00:06:59: Für uns war einfach da mal klar dass die Zukunft darin liegen wird Und das ist auch das was die Mitarbeitenden letztlich wollten dass ich auch mal mobil arbeiten kann, dass sich mir meine Arbeit selber einteilen kann.

00:07:10: Dass ich von überall her auf unsere Infrastruktur zugreifen kann und das es eben keine Barrieren da gibt.

00:07:17: Das ist ja spannend!

00:07:19: Wir hatten auch ganz im Anfang vor Gespräch oder jetzt auch schon mal zwischendurch immer mal so ein Stichwort erwähnt zu Microsoft-Renheit-Fünfundsechzig Und ihr habt euch dafür entschieden?

00:07:30: Wenn ich jetzt für mich immer gucke... ... ist irgendwie gleich Office.

00:07:36: Es ist ja bei weitem nicht, also in keiner Art und Weise... Und kannst du uns vielleicht mal allen in der Wohnungswirtschaft so ein eins, zwei, drei Sätzen erklären?

00:07:47: Wie sich beide Systeme eigentlich unterscheiden?

00:07:49: Also was ist jetzt wirklich der Office-Bereich?

00:07:51: Was ist die Microsoft-Drehenetfumon-Sächsichwelt?

00:07:53: Gemeinsamkeiten und Unterschiede.

00:07:56: Ja letztlich ist Office-Drehnenetfümon-sächsicher einen Teil von der Microsoft Drei Sechs Fünf Welt.

00:08:02: Und wenn man so aus der Vogelperspektive drauf schaut, dann gibt es im Grunde genommen drei... ...relevante Schichten.

00:08:08: Um die es da geht.

00:08:09: das ist einmal so der Bereich Produktivität und Kommunikation.

00:08:12: Das ist das was du gerade ansprachst also Microsoft Office Word, Excel Powerpoint usw.

00:08:17: Outlook.. ..und die Teams App die ja mittlerweile auch weit verbreitet ist.

00:08:23: Die zweite Schicht ist so der Bereitbereich Zusammenarbeit und Wissen Also SharePoint OneDrive also all das wo ich die Daten, die Dokumente das Wissen abspeichert.

00:08:35: Und der dritte Part ist halt der Bereich Sicherheit und Verwaltung.

00:08:38: Also die Verwaltung der Identitäten über Intra-ID und das allumfassende Management der Endgeräte über Intune.

00:08:49: Und damit dazu gehört natürlich auch der Bereich Security and Compliance weil immer wenn ich irgendwo Daten verwalte oder wenn ich Daten auf Daten zugreife ... dann muss ich natürlich sicherstellen, gerade wenn es in der Cloud ist,... ... dass man eben nicht... ...ja das da nur befugte Personen darauf zugreifen können.

00:09:06: Hattet ihr eigentlich ein ganz, ganz konkretes Set an Problemen?

00:09:10: Warum ja auch mit ... ...dreihundertfünfundsechzig starten wolltet oder...?

00:09:14: Die Probleme die ihr mit dreihundert fünfundsechszig wirklich lösen wolltet und... ...och wahrscheinlich mustet?

00:09:20: Also von Problem würde ich da jetzt nicht sprechen sondern es ist einfach so, dass sich die Rahmenbedingungen halt geändert haben.

00:09:25: Und wie eben schon gesagt wir sind halt.... in der Richtung unterwegs gewesen, dass wir halt von überall aus arbeiten möchten.

00:09:31: Ja wenn ich meine Daten halt alle on-premise also auf Servern, auf physischen Servern im Büro hoste dann muss sich sicherstellen das ich darauf gut zugreifen kann.

00:09:41: und da ist natürlich die Möglichkeit über eine VPN Verbindung darauf zuzugreifen.

00:09:46: ja es ist sicherlich eine Möglichkeit aber für uns war einfach klar, dass leichtgewichtige IT-Infrastruktur halt haben.

00:09:56: Also wir möchten gar nicht mehr selber irgendetwas bei uns oder wir wollten zu dem Zeitpunkt gar nicht mir selber irgendwas im Büro oder in unseren Räumlichkeiten halt vorhalten, sondern unser Ziel ist es schon damals gewesen wirklich vollständig cloudbasiert zu arbeiten.

00:10:11: Es gibt ja gerade eine, wo ich sagen, recht lebhafte Diskussion zum Thema digitale Souveränität.

00:10:16: Im Kern sind's natürlich alternative Lösungen aus Deutschland und Europa aus vielleicht doch dem Rest der Welt.

00:10:22: War das bei euch überhaupt ein Thema?

00:10:25: Also war da Schlagwort bekannt, habt ihr euch damit beschäftigt.

00:10:28: War das etwas was eingeflossen ist in die Auswahl und wie in die Beurteilung der Systeme, die ihr hattet?

00:10:35: Ja natürlich beschäftigen wir uns damit!

00:10:36: Und natürlich ist es ein Thema gerade in der heutigen Zeit wo wer gar nicht wissen wohin sich das entwickelt und insbesondere eben auch die Thematik... Die großen Tech-Konzerne sitzen alle in den Vereinigten Staaten von Amerika und natürlich ist für uns Thema da auch wachsam zu sein.

00:10:52: Und wie schon gesagt, ich bin zu dem Zeitpunkt jetzt selber nicht in der IT-Verantwortung gewesen.

00:10:56: Aber natürlich haben wir uns auch damals schon damit beschäftigt.

00:11:00: aber die strategische Richtung ist schon immer gewesen dass wir halt auf das wir Branchen Standards einsetzen, dass wir die Lösungen nutzen, die eben etabliert sind und von vielen hat genutzt werden So, wo wir auch andocken können.

00:11:16: Wo wir andere Tools halt auch ohne großen Aufwand halt andockern können.

00:11:19: und somit ist eigentlich klar gewesen wenn man sich damit beschäftigt dann guckt man natürlich in dieses Thema rein die wir ohnehin nutzen.

00:11:26: Wir kommen ja nun mal aus der Welt, aus der Microsoft-Welt Und haben da natürlich uns die Tools genutzt oder die Möglichkeiten geprüft und genutst Die uns dort eben auch geboten

00:11:36: wurden.

00:11:37: Wie lief die Einführung?

00:11:43: Applikationen, den Mitarbeitenden seinerzeit zur Verfügung gestellt und haben natürlich so Grundsetups und Grundkonfiguration vorgenommen.

00:11:54: Aber letztlich hat halt jedes Team die Möglichkeit gehabt sich das für sich selbst eben auch etwas also selbst zu gestalten.

00:12:00: Also dass man eben teamweise sich innerhalb der Applikations Microsoft Teams halt Teams anlegen konnte.

00:12:08: Und es hat dann letztlich natürlich schnell dazu geführt dass wir dann ziemlich einen Wildwuchs hatten.

00:12:12: Und wir hatten ja nebenbei auch noch unseren Fileserver, also so die klassische Situation wie man sie eben in Unternehmen unserer Branche halt vorfindet das man ja eine organisch gewachsene Struktur an Daten hat, die irgendwo liegen.

00:12:28: und wir haben halt dann noch hinzugebracht den Bereich SharePoint und Teams und jeder hatte eben die Möglichkeit selber sich für alle möglichen Themen einfach seinen Team zu öffnen und SharePoint-Seiten zu machen.

00:12:41: Und Daten da eben reinzuschmeißen, in der Folge ist es halt dann irgendwann natürlich dazu gekommen dass wir einen ja ich werde jetzt nicht von Wirks Wildwuchs sprechen aber das ist schon unorganisiert gewesen Und die Leute hat es halt auch ein Stück weit überfordert, weil sie neben den etablierten Wissensquellen und Datenquellen an diese sich über Jahre hinweg halt auch gewöhnt haben.

00:13:03: Die sie liebgewonnen haben gerne genutzt haben dann ja noch eine zusätzliche Quelle halten also einerseits einen zusätzlichen Eingangskanal hatten und andererseits Eine zusätzliche Ablage Möglichkeit hatten und das hat dazu geführt dass unser System insgesamt eher unübersichtlicher wurde.

00:13:22: Wir haben natürlich auch erheblich etwas gewonnen, wir haben die Möglichkeit gewonnen kollaborativ zu arbeiten.

00:13:27: Wir konnten uns über Teams natürlich viel schneller austauschen und wir konnten teamweise an Themen arbeiten.

00:13:34: und ich sag mal so eine tolle Erinnerung ist dann gewesen.

00:13:37: Früher haben wir mit Excel-Tabellen gearbeitet.

00:13:39: da konnte immer einer drin arbeiten und auf einmal war es halt möglich dass wir dazu fünf in der Excel Tabelle arbeiten.

00:13:44: das war schon irgendwo auch ne tolle Veränderung.

00:13:47: halt aber die Struktur fehlte halt einfach.

00:13:50: Das ist ja ganz nah dran, wenn ich jetzt mal auf den Zeitstrahl gucke.

00:13:53: Wir haben an Corona und die Lockdown-Anforderungen.

00:13:58: Also mein Gefühl sagt mir ihr wart wirklich früh dran.

00:14:01: also der Zeitpunkt bzw dann auch die Notwendigkeit euch damit zu beschäftigen und das live zu setzen und umzusetzen war für euch ein ganz starker interner Treiber oder hat euch dem Projekt auch stark geholfen?

00:14:13: Oder

00:14:14: dass kann man so sagen genau als dann die Coronazeit begann und wir im Grunde genommen Fertig waren so mit der Einführung von Teams, das lief halt alles und der Großteil der Mitarbeitenden ist auch ausgestattet gewesen im Laptop.

00:14:27: War es natürlich trotzdem komisch dann nur noch aus dem Home Office zu arbeiten aber wir hatten im Vergleich zum einen oder anderen Branchenkollegen die Möglichkeit da eben sofort zu wechseln.

00:14:40: also wir hatten nicht mehr diese Barriere.

00:14:42: Wir haben die Zugänge zu unseren Daten gehabt Und wir waren technisch gerüstet dafür Und wir waren auch geübt, schon in gewisser Maßen Teams Calls zu machen und uns über Videocalls dann halt die aktuell anstehenden Themen auszutauschen.

00:14:58: Ja, Teams Call kann ich total gut nachvollziehen mit Teams.

00:15:01: Wir haben immer noch mehr Eingangskanäle.

00:15:03: Ich glaube, ich habe zwei richtige Teams-Accounts irgendwie fünf Einladungen zum Projekten ständig blinkt irgendwas nicht bekommen Nachrichten.

00:15:11: Aber ich weiß gar nicht wo ich sie jetzt finde!

00:15:13: Das ist ein Thema da muss man ja die Arbeitsweise anpassen.

00:15:16: aber insgesamt, wie man sich in seiner Organisation irgendwie damit beschäftigt.

00:15:21: Man einfach nur die IT drauf klatschen und sagen jetzt mach mal das kann ja auch nicht das Ziel sein!

00:15:25: Und da würde ich gleich noch bei einem anderen Thema nochmal nachhaken.

00:15:29: wir haben es auch im Vorfeld schon so ein bisschen besprochen.

00:15:31: ihr hattet ja überlegt so einen Neustart zu schaffen.

00:15:33: So neustart in dem Sinne dass er natürlich aus dem ersten Projekt ganz viel Erfahrung hatte ... die auch mit rübergenommen habt und gesagt, ja jetzt fangen wir noch mal an bzw.

00:15:44: es hat sich ja gezeigt das ist nicht reicht... ...und ich würde nochmal genau diesen Prozess nachfragen wie es dann dazu gekommen ist.

00:15:52: ne?

00:15:52: Was hat euch bewogen eigentlich nochmal anzufagen, das nochmal aufzusetzen...?

00:15:57: Und hattet ihr irgendwie so eine Feedback-Schleife?

00:15:59: Ja letztlich sind eben die Erfahrungen, die wir gemacht haben und es zeigte sich da natürlich auch in den Jahren zwanzig, zwanziger und zwanzigeinundzwanzig dass diese Diese weitergewachsene Struktur, insbesondere in SharePoint aber auch in Teams.

00:16:14: Es wurde halt einfach irgendwann immer unübersichtlicher und wir standen in der Zeit vor dem Wechsel unseres ERP-Systemes und unseres elektronischen Archivs im Zuge unserer IT- und Digitalisierungsstrategie relativ klar auf eine Saaslösung gesetzt.

00:16:30: Und ja, wir kamen auch dem Ziel immer näher dass unser guter alter File Server technisch gesehen eigentlich nicht mehr benötigt wurde.

00:16:38: Und uns war aus dem gemachten Erfahrung einfach klar das wir im Bereich Wissensmanagement noch mal neu strukturieren müssen Und diese unstrukturierten Ablageorte, die wir dann gewachsen sind, sollten zu einer guten Wissensplattform werden.

00:16:55: So dass wir damit auch gut arbeiten konnten und das hat dazu geführt... sehr engagierte Projektgruppe damit beschäftigt haben, wie wir unsere Grundprinzipien der Datenspeicherung eigentlich denken und wie die halt aussehen könnte.

00:17:09: Wo wir welche Dokumente speichern?

00:17:11: Was gehört ins Archiv?

00:17:12: Was sind Dokumete, die noch in Bewegung sind, die wir im SharePoint speicheren?

00:17:17: Wie wollen wir uns intims wirklich strukturieren?

00:17:19: Also soll es so sein dass jeder, der möchte da einfach ein neues Team aufmachen kann und Leute einladen kann, externe einladenen kann.

00:17:27: Wie er möchte und wie er wichtig ist.

00:17:30: Und zu klären war auch, wie wir mit den Dokumenten umgehen die wir im Pfeilsverwalt hatten.

00:17:35: also es ist ja letztlich so ein Silo gewesen über mehrere Jahre, über zwanzig Jahre will ich was sagen gewachsen.

00:17:41: das heißt so eine Copy-Paste Aktion scheidete halt einfach aus weil wir hätten dann Daten mit übernommen die überhaupt nicht mehr relevant gewesen wären.

00:17:51: und diese Projektgruppe hat auch erarbeitet Wie wir damit umgehen, also wer SharePoint-Seiten anlegen darf.

00:17:57: Wer die Teamstruktur erhält, damit wir eben nicht wieder in so eine Situation kommen, dass wir ungeordnet da unterwegs sind?

00:18:06: Okay, ihr habt also noch so Regeln und Strukturen zur Handlungsanweisung noch eingeführt.

00:18:10: So würde ich es jetzt mal nennen.

00:18:12: Und war das eigentlich mit dem großen Thema... Also wir dürfen auf etwas zugreifen.

00:18:18: wie ordne ich das eigentlich?

00:18:20: Was passiert so mit dem File Server, Zugriff da drauf oder aus welchem, in welchem Kontext habt ihr das gemacht?

00:18:26: Ja also im Wesentlichen ging es eben darum zu verhindern dass wissenssielos geschaffen werden wo eben keiner mehr darauf zugreifen kann und wo Einzelpersonen wissen wo etwas gespeichert ist aber das System eben nicht die Möglichkeit hat auf dieses Wissen zuzugreifen.

00:18:41: Also wir haben die Grundprinzipien zur Datenspeicherung.

00:18:43: Das ist das was die Projektgruppe seiner Zeit erarbeitet hat.

00:18:47: Wo kommt was hin, was für Daten haben wir eigentlich?

00:18:50: Was kommt ins elektronische Archiv und was wollen wir eben im SharePoint speichern um es halt auch weiterhin noch zu bearbeiten.

00:18:56: Verstehe ich ja, also ich würde das jetzt mal für mich übersetzen.

00:18:59: Eigentlich so zwei Bereiche eingelegt auf der einen Seite natürlich jetzt den, ihr habt jetzt ein SharePoint wo die ja tagesaktuelle Nähinformationen liegen, die wir auch zum Arbeiten brauchen und dann ein Archiv angelegt.

00:19:11: Archiv kann natürlich für all ganz viele historische Daten sein aber auch für andere Daten.

00:19:16: Oder wie habt ihr das gebaut, das Archiv?

00:19:18: Das Archiv diente uns und dient uns natürlich auch heute noch insbesondere zur Verwaltung unseres Immobilienbestandes.

00:19:27: Und das ist direkt angedockt an unser ERP-System.

00:19:31: Was natürlich verhindert werden soll, ist das Dokumente und Daten... die bewirtschaftungsrelevant sind, ausschließlich im Sharepoint sind.

00:19:39: Weil das sind unveränderbare Daten, die gehören nicht in den Sharepoints sondern in unser elektronisches Archiv.

00:19:46: und das war zum Beispiel auch ein Teil dessen was wir damals erarbeitet haben dass wir uns auch über die Struktur dieses Archives noch mal neue Gedanken gemacht

00:19:53: haben

00:19:54: und die halt dann in Teilen nochmal neu angepasst haben also auch mit dem Anbieter unseres Archivsystems gemeinsam dann noch mehr überlegt haben Wie ist es eigentlich sinnvoll unter Berücksichtigung der Struktur, die wir uns da selber gegeben

00:20:08: haben?

00:20:08: Ihr habt das so einen Dreiklang geschaffen bzw.

00:20:10: so ein Architekturbild, nenn ich's jetzt nur so drei Ebenen.

00:20:14: auf der einen Seite habt ihr definiert wie ihr zusammenarbeiten wollt, also auch auf der Datenbasis passiert wo die Daten eigentlich liegen mit denen ihr arbeiten wollt, inzwischen kommt dann noch das Archiv und ihr habt natürlich eine Verbindung zu eurem Kennsystem aufgebaut ja dem ganz klassischen ERP-System Und ich finde das schon ziemlich cool.

00:20:35: Ihr habt ja quasi silos aufgelöst und wirklich nicht eine Basis, aber doch schon so ne virtuelle einheitliche Basis geschaffen – sehr spannend!

00:20:44: Wir haben die Silos aufgelösst und wir haben vor allen Dingen auch eine Struktur gehabt wo sich eben jeder auch darauf verlassen kann.

00:20:49: Das war natürlich und ist heute noch nicht perfekt.

00:20:51: keine Frage, das wird wahrscheinlich nie perfekt Aber zumindest kommen wir dem Zielsystem was wir da eben haben Stück für Stück immer weiter näher.

00:21:00: Im Kern der ganzen Umstrukturierung steht ja, der Mensch das Team.

00:21:03: Eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Plumberg konntet ihr eigentlich nach dem Change sofort sehen wie es den Mitarbeitern geholfen hat?

00:21:11: Welche Vorteile sie hatten aber auch welche Nachteile und habt ihr diesen Wandel intensiv begleitet und koordiniert?

00:21:19: Wir hätten den Wandel wahrscheinlich besser koordinieren und begleiten müssen.

00:21:24: letztlich ist es so, dass jeder Mensch ja je nachdem wie IT-Affin er eben auch ist und wie mutig er ihm eben auch isst Dinge auszuprobieren da sein eigenes Tempo hatte damit umzugehen.

00:21:38: Und wir haben's im Grunde genommen zu einer Zeit ja eingeführt als den Leuten noch nicht so ganz klar war warum brauche ich eigentlich jetzt noch Teams oder warum muss sich jetzt noch SharePoint haben?

00:21:48: weil... Ich kann ja einfach mit meiner Kollegin oder meinem Kollegen telefonieren oder schick halt einfach eine E-Mail.

00:21:53: das Licht natürlich immer so ein bisschen daran, wie sich die Leute dann eben auch selber trauen das halt auszuprobieren.

00:21:59: Eine richtige Einführung oder so.

00:22:01: also dass wir jetzt angefangen haben mit Schulungen Das gab es bei uns damals nicht und das ist vielleicht auch etwas was man heute vielleicht etwas anders machen würden Also die Mitarbeitenden sich nicht ganz so sehr selbst überlassen.

00:22:13: Ich erinnere mich da auch an einen Termin wo wir uns dann relativ am Anfang darüber ausgetauscht haben So wie gehen wir denn jetzt damit um?

00:22:20: Und da gab's dann eine kleine kleine Arbeitsgruppe, die dann angesetzt hatte zu überlegen.

00:22:26: Was machen wir denn jetzt eigentlich mit SharePoint?

00:22:28: Und es war nicht von vornherein klar dass keiner genau wusste was sollen wir denn eigentlich damit?

00:22:33: also was ist denn jetzt Eigentlich SharePoint und warum brauchen wir das jetzt noch zusätzlich zu dem was wir eigentlich schon haben und Das zeigt finde ich schon sehr deutlich da hätte man durchaus etwas aktiver Die Leute dann eben auch mitnehmen können.

00:22:49: Mit dem Blick von heute würde ich sagen, das hätten die damals Verantwortlichen durchaus machen können.

00:22:55: Mich persönlich hat es nicht gestört weil ich einfach gerne ausprobiere, weil ich gerne solche Systeme ansehe und mal sehe was passiert denn wenn ich hier klicke oder was freigebe?

00:23:03: Oder wenn ich irgendwo um etwas starte?

00:23:06: Aber so geht's natürlich nicht jedem!

00:23:08: Und insofern war das für das Gesamtsystem insgesamt schon stark herausfordernd.

00:23:13: Du Benjamin, ich würd nochmal ein anderes Stichwort den Raum werfen, Transparenz.

00:23:18: Und ja, wenn wir jetzt... Wir haben natürlich auch ganz oft immer so gerne so interne Laufwerke und Fileserver jeder zu sein kleinen Bereich vielleicht sogar was on-premise auf dem Rechner.

00:23:28: Und ihr habt damit eigentlich noch mehr gewechselt.

00:23:31: Ihr habt hier eigentlich es geschafft nicht nur eine Datenbasis anders aufzubauen sondern auch die Daten dahin gelegt gerade aufm SharePoint wo sie viel viel transparenter sind.

00:23:41: Wo nicht jeder seine kleine Excel Tabelle zwingend haben kann, die er nur für sich braucht weil irgendeiner Fusche da ja fliegt drin rum.

00:23:47: Wenn ich so dieses Zusammenspiel sehe zwischen Transparenz meiner eigenen Arbeit, von dem wie ich vielleicht ja auch mit Informationen umgehen möchte.

00:23:57: Wie ich möchte dass sie auch mal interpretiert werden.

00:24:00: war das ein Prozess?

00:24:01: Habt ihr den aktiv begleitet oder habt ihr den Muskel neu einführen?

00:24:05: Es ist ja eine Grundhaltung wenn ich Unternehmenswissen in Bereichen Speichere auf die nur ich Zugriff habe dann schaffe ich natürlich wieder Wissenssilos und dann profitieren andere nicht von diesem Wissen.

00:24:17: Ja, es kommt ja mal so ein bisschen darauf an wo das Unternehmen halt gerade steht.

00:24:21: Ich glaube sowas Weitreichendes wie das Einführen einer Plattform wie Microsoft-Mikrosoft-Troenundsechzig geht nur wenn man da Kultur und Technik gemeinsam denkt also wenn Mitarbeitende dafür offen sind auszuprobieren wenn es akzeptiert wird dass man Fehler macht und wenn man die Fehler eben als Chance sieht und daraus natürlich auch lernt dann ist dann ein guter Grundstein gelegt.

00:24:47: Wer küppert sich eigentlich im Unternehmen um genau diese Art der Zusammenarbeit, um die neue Denkweise?

00:24:53: Ja mittlerweile ist es bei uns das Team der Unternehmensentwicklung.

00:24:56: Zu der damaligen Zeit war das noch nicht so strukturiert und so geordnet.

00:25:01: Welche

00:25:02: Fehler sollte man vermeiden?

00:25:03: Also

00:25:03: was ich häufig erlebe ist dass man sich überlegt welches Tool eine Antwort auf irgendein Problem sein könnte und das geht Auch bei uns halt meist sehr schnell, dass man dann eben überlegt ich habe hier einen Prozess der läuft nicht perfekt und wie kriege ich das gelöst?

00:25:17: indem ich tool XY einsetze.

00:25:19: Und das ist etwas wo ich der Meinung bin bevor wir uns überlegen wie wir Tools einführen die hinten rum irgendwelche Dinge lösen, die wir eigentlich vorn herum richtig machen sollten.

00:25:29: Sollten wir uns den Gesamtprozess ansehen?

00:25:31: Benjamin vielen Dank für das Gespräch und die Zeit und eigentlich noch viel mehr für deine offenen Worte.

00:25:37: Wir sind gespannt auf das Feedback, auch was wir zu der Folge bekommen.

00:25:41: Und ich kann versprechen, wir werden auf jeden Fall dranbleiben bei dem Thema.

00:25:49: An dieser Folge haben wir uns mit ganz vielen Themen beschäftigt.

00:25:51: Man könnte sagen mit Office-Tranet-Pfumen-Sechzig – was ja nicht stimmt eigentlich mit Microsoft-Trainet-Fuhmen-Szechzig?

00:25:57: wie das eigentlich mit dem Thema Unternehmenskultur, Unternehmesentwicklung.

00:26:01: Mitarbeiter Arbeitsweisen zusammenhängt.

00:26:04: und eigentlich noch viel wichtiger ist es wenn wir so ein Projekt mal gestartet haben, dass überhaupt nicht heißt, dass wir's nicht nochmal machen müssen beziehungsweise nochmal eine Wheel-Out-Stommer von vorne anfangen!

00:26:13: Und das ist glaube ich das coole... Uns auch hier wieder zeigt, ja ein Digitalprojekt können wir durchführen und das war vielleicht erfolgreich.

00:26:20: Aber es schützt uns überhaupt nicht davor, dass die Digitalprojekte permanent weiterzuentwickeln.

00:26:24: Vielleicht noch mal von vorne anzufangen weil wir Fehler gemacht haben, die uns überhaupt gar nicht bewusst waren zum Anfang.

00:26:30: Und dass der Treiber dahinter ja nicht zwingt nur nach IT oder Digitalabteilung ist sondern es ohne Unternehmensentwicklung personal überhaupt nicht funktioniert.

00:26:40: Vielen Dank für Ihre Zeit!